Las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos superiores a 100.000 UVT´s (COP 4.241.200.000) y las entidades públicas están obligadas a registrar sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (“RNBD”), administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Si usted ya registró sus bases de datos, no olvide realizar las siguientes actualizaciones y reportes:
Actualización anual de bases de datos ante el RNBD
¿En qué consiste?
Los obligados a registrar sus bases de datos ante el RNBD deberán actualizarlas anualmente entre el 2 de enero y el 31 marzo.
de marzo
Para tener en cuenta:
Quienes no están obligados a registrar sus bases de datos no deberán actualizarlas.
La actualización de cada base de datos corresponde al responsable del tratamiento.
Los responsables que no estén obligados a reportar sus bases de datos, en todo caso, deberán cumplir con las obligaciones adicionales que establece la Regulación de Protección de Datos Personales.
Reporte de reclamos presentados por los titulares
¿En qué consiste?
Los obligados a registrar sus bases de datos ante el RNBD deberán reportar semestralmente los reclamos que les presenten los titulares de los datos personales.
de febrero
Fechas clave
15 primeros días hábiles de febrero y agosto.
Para tener en cuenta, el reporte deberá contener:
- Número de reclamos presentados
- Nombre e identificación de titular
- Causa del reclamo
Cambios sustanciales en la información registrada
¿En qué consiste?
Es la actualización de los cambios sustanciales que se presentan sobre el tratamiento de las bases de datos por fuera del periodo de actualización anual.
Los cambios sustanciales son aquellos que se relacionan con:
Los cambios sustanciales son aquellos que se relacionan con:
- Las finalidades de las bases de datos
- Encargado del tratamiento
- Canales para la atención de consultas y reclamos
- Tipos de datos que se tratarán
- Medidas seguridad
- Política de privacidad
- pTransferencia y transmisión de información
Fecha de actualización:
Los primeros 10 días hábiles de cada mes, contados a partir de la fecha de registro de la correspondiente base de datos.
Para tener en cuenta:
Se recomienda contar con procedimientos internos para identificar las modificaciones susceptibles de actualización.
Nuestras Expertas
Martha Gaitán
Líder Compliance y Privacidad
